Pour une gestion automatisée de vos rendez-vous professionnels, vous pouvez utiliser un outil dédié tel que Calendly. Disponible en version gratuite et premium, ce logiciel propose d’intéressantes fonctionnalités adaptées aussi bien aux professionnels qu’aux particuliers. Fonctionnement, technologie, avantages et limites, présentation de Calendly dans ce dossier complet.

Qu’est-ce que Calendly ?

Présentation Calendly
Présentation Calendly

Calendly est un outil qui appartient à la catégorie des logiciels « Software as a Service » (SaaS) ou « logiciel en tant que service ». C’est un peu comme un logiciel de gestion pour entreprise. Mais Calendly a été conçu spécifiquement pour permettre aux utilisateurs de prendre rendez-vous avec un professionnel ou un client de façon automatique en ligne. La plateforme a été créée en 2013 et depuis, près de 100 millions de rendez-vous sont organisés tous les ans.

Les fonctionnalités de Calendly

4 principales fonctionnalités sont disponibles sur Calendly. Il s’agit de la prise de rendez-vous privés, de l’organisation des réunions de groupe, de la possibilité de répartir automatiquement les rendez-vous à des collaborateurs et la création de groupes.

Notons que la planification concerne à la fois les rendez-vous en présentiel et les réunions virtuelles. Polyvalent, ce logiciel donne aux utilisateurs la possibilité d’importer leur propre agenda et d’ajouter d’autres outils de gestion. À cela s’ajoutent d’autres petites fonctionnalités telles que :

  • l’envoi de notifications de rappel ;
  • un système de facturation ;
  • l’obtention de statistiques.

Il faut donc retenir que Calendly est un outil de gestion de rendez-vous très pratique qui répond à de nombreux besoins.

Pour qui ?

Calendly a été conçue pour répondre aux besoins des PME, des grandes entreprises, des entrepreneurs indépendants et des particuliers. En résumé, tout le monde peut utiliser cet outil de gestion de rendez-vous. C’est la solution idéale pour éliminer toutes les tracasseries des nombreux échanges d’e-mails avant de fixer une heure de réunion.

4 bonnes raisons d’utiliser Calendly

Comme nous avons déjà eu à l’indiquer plus haut, Calendly est un outil qui intègre de nombreuses fonctionnalités intéressantes. C’est un outil simple à utiliser et facile à prendre en main. Mais ce n’est pas tout ! Voici 4 bonnes raisons d’utiliser Calendly.

Fonctionnalités Calendly
Fonctionnalités Calendly

1. Efficacité et gain de temps

Nous apprécions particulièrement Calendly pour le gain de temps. Que ce soit avec des clients ou des collaborateurs, il suffit de préciser sa disponibilité sur la plateforme et d’attendre que les rendez-vous soient organisés.

Mais il y a encore mieux ; Calendly peut être associé à un autre calendrier. Ainsi, la mise à jour des disponibilités de l’utilisateur se fait en continu. Fini donc les appels incessants pour confirmer ou annuler des rendez-vous.

Tout ce temps gagné peut alors être réinvesti dans des activités plus importantes vous permettant ainsi d’augmenter votre productivité.

2. Un outil facile à prendre en main

Après l’avoir longtemps utilisé, nous pouvons affirmer, sans risque de nous tromper, que Calendly peut être utilisé par tout le monde. Son interface est conçue pour que l’utilisateur moyen puisse facilement s’en sortir. Elle est simple, intuitive et ergonomique. Sur le site g2.com par exemple, Calendly a obtenu une note générale de 9,4/10 sur la base des avis des utilisateurs.

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3. Les prises de contact

Au-delà du gain de temps et des autres avantages mentionnés plus haut, Calendly simplifie la prise de contact avec les prospects. Grâce à l’outil, finis les tracasseries d’envois d’e-mails et des coups de fil pour la prise de rendez-vous, etc. Les services client peuvent l’adopter pour faciliter la tâche aux consommateurs et être le plus productif possible. En l’essayant, vous pourrez en un temps record augmenter le taux de collecte de contacts avec les prospects.

4. Un outil compatible avec plusieurs applications

En plus d’être facile à utiliser, Calendly propose de nombreuses intégrations. C’est un énorme avantage, car il est rare de voir un logiciel compatible avec un si grand nombre d’outils. Parmi les solutions que vous pouvez intégrer à Calendly, on peut citer :

  • PayPal et Stripe ;
  • Outlook ;
  • Google Calendar ;
  • iCloud ;
  • Zoom ;
  • Microsoft Teams ;
  • Google Meet ;
  • Mailchimp ;
  • Autopilot ;
  • HubSpot ;
  • Salesforce.

Cette liste des applications compatibles avec Calendly n’est bien évidemment pas exhaustive. Il faut se rendre sur le site officiel pour avoir une idée de toutes les possibilités.

Calendly : utilisation et astuces

Pour vous aider à mieux comprendre comment utiliser Calendly, nous allons vous présenter sa prise en main étape par étape, sans oublier quelques conseils pratiques d’utilisation.

Le démarrage de Calendly

La première chose à faire c’est de créer un compte sur Calendly. Il faudra ensuite ajuster votre fuseau horaire et relier Calendly à votre agenda. C’est une étape très importante, car c’est cette liaison qui permettra à l’outil de mettre à jour vos disponibilités. Calendly traite les informations de votre agenda et bloque automatiquement les créneaux qui sont déjà réservés.

Dès que c’est fait, vous aurez ensuite la main pour créer de nouveaux événements. Il faudra ensuite fournir toutes les informations (heure, lieux, noms) et paramétrer les options supplémentaires (notification, paiement, question pour l’invité, etc.).

Toute personne ayant accès à votre lien pourra alors réserver un créneau pour un rendez-vous (rencontre physique ou réunion en ligne) selon vos conditions.

L’annulation d’un rendez-vous

Pour annuler un rendez-vous sur Calendly, le processus est assez simple. Dans un premier temps, trouvez le rendez-vous concerné sur votre dashboard. Appuyez ensuite sur le bouton « Détails » puis sur celui intitulé « Annuler l’événement ».

La reprogrammation d’un rendez-vous

La reprogrammation d’un rendez-vous peut se faire de deux manières différentes. La première consiste à cliquer sur le bouton « Replanifier » pour pouvoir choisir une nouvelle date et une heure.

Dans un second temps, vous pouvez envoyer un lien à la personne que vous devez rencontrer afin qu’elle renseigne elle-même le programme en tenant à la fois compte de votre disponibilité et de la sienne.

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Activation des notifications de rappel

L’envoi et la réception de notifications de rappel ne sont possibles que lorsque vous souscrivez un abonnement premium. Pour organiser ses envois de notifications et d’e-mails, allez dans la section « Notifications et politique d’annulation ». Cliquez ensuite sur « On » ou « Off » pour activer ou désactiver cette fonctionnalité.

Les messages que reçoivent vos invités grâce aux notifications sont également personnalisables. Pour le faire, cliquez juste sur le bouton « Personnaliser ».

Harmonisation des fuseaux horaires

Planifier un rendez-vous avec un partenaire à l’international peut mal tourner si les fuseaux horaires ne sont pas alignés. Avec Calendly, vous n’aurez plus ce problème. En effet, avec cet outil, votre fuseau horaire s’affiche chez votre invité en s’adaptant au sien. Il ne pourra donc que choisir une heure raisonnable à laquelle vous êtes disponible.

Calendly sur WordPress : le processus d’intégration

Parmi les outils avec lesquels Calendly est compatible, il y a le célèbre système de gestion de contenu (CMS) WordPress utilisé pour la conception de nombreux sites web. En intégrant l’outil sur votre site WordPress, les internautes pourront programmer directement depuis votre site un call pour en savoir plus sur votre service par exemple.

Pour le faire, vous pouvez soit insérer un lien qui redirige les internautes vers votre Calendly ou intégrer directement une interface du logiciel sur votre site WordPress. Dans le premier cas, il suffit de se rendre dans votre tableau de bord Calendly pour copier le lien. Une fois sur WordPress, insérez le lien sur une page de votre choix en choisissant un texte ou une image comme ancre. La seconde option consiste à ajouter un code customisé à votre site WordPress.

Les différentes offres de Calendly

Pour utiliser Calendly, vous avez le choix entre les offres Basic, Pro, Premium et Entreprise.

Prix Calendly
Prix Calendly

L’offre Basic : une version gratuite

Comme vous le savez déjà, les offres gratuites présentent de nombreuses limites par rapport aux offres payantes. Dans la version gratuite de Calendly, vous ne pourrez, par exemple, ajouter qu’un seul calendrier au logiciel. La création de messages de rappels automatiques, de pages de groupe et d’équipe n’est pas possible.

Cette restriction touche aussi la fonction d’ajout des moyens de paiement tels que PayPal et Stripe. En cas de besoin, vous ne pouvez joindre le service client que par mail.

Cette offre est donc beaucoup plus adaptée aux particuliers et petites entreprises qui n’ont pas de grands besoins en termes de gestion de rendez-vous.

L’option Premium : la moins chère

C’est l’option la moins onéreuse que propose Calendly. Les utilisateurs ont la possibilité de payer de façon annuelle (8 dollars par mois et par utilisateur) ou mensuelle (10 dollars par mois et par utilisateur). Avec l’option Premium, vous avez les fonctionnalités suivantes :

  • l’ajout de deux calendriers ;
  • la création d’un groupe et d’une page d’équipe ;
  • la possibilité de mettre en place un « Round-robin » ;
  • la personnalisation des mails de confirmation ;
  • l’ajout de votre logo. 
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Il s’agit donc d’une offre beaucoup plus adaptée aux petites équipes.

L’offre Pro

La version Pro est l’offre star de Calendly. Elle a été conçue pour les professionnels à un tarif de 12 dollars par utilisateur (paiement annuel) et 15 dollars pour un paiement mensuel. Cette souscription vous donne accès à toutes les fonctionnalités disponibles dans l’offre Premium et à :

  • la mise en place de contenus destinés à la communication ;
  • la personnalisation des SMS ;
  • la personnalisation des couleurs ;
  • la possibilité d’ajouter jusqu’à six calendriers.

Il s’agit d’une offre conçue pour répondre aux besoins d’une équipe moyenne avec des besoins de flexibilité. 

L’offre Entreprise

Comme son nom l’indique, cette offre a été conçue pour répondre aux besoins des entreprises. Vous y retrouverez toutes les fonctionnalités des offres précédentes et de nombreux autres avantages :

  • l’attribution des droits d’administration aux utilisateurs dans les équipes ;
  • un service client plus réactif ;
  • la possibilité de live chat avec le service client à partir de 10 utilisateurs ; 
  • la formation individuelle.

Mieux encore, Calendly peut être personnalisé en fonction de vos besoins pour en faire une solution sur mesure pour votre entreprise.

Notre avis final sur Calendly : avantages et inconvénients

Tout comme il est important pour une entreprise digitale d’utiliser le bon CRM, il est aussi primordial d’avoir la bonne solution de gestion de rendez-vous. Calendly pour notre part répond à la plupart des besoins en la matière :

  • intégration d’un grand nombre d’outils ;
  • bonne ergonomie ;
  • bon rapport qualité-prix ;
  • multiples fonctionnalités.

C’est à ce jour l’un des meilleurs logiciels de gestion de rendez-vous, pour ne pas dire le meilleur. Mais bien que les fonctionnalités soient assez complètes, il n’est pas évident qu’elles fassent toutes l’unanimité. Elles peuvent en effet ne pas répondre aux besoins de certains professionnels et grandes entreprises. 

Exemples intégrations Calendly
Exemples intégrations Calendly

Les tarifs peuvent aussi décourager quelques entreprises (les plus petites surtout), mais pour notre part, c’est un investissement qui en vaut la peine. Il n’y a qu’à tenir compte de toutes les possibilités dont on dispose.

Les concepteurs doivent cependant remédier aux difficultés que rencontrent les utilisateurs avec le service client. Un accès plus équitable au service client pourrait augmenter considérablement le taux de satisfaction.

En résumé, Calendly est un outil assez pratique pour la gestion des rendez-vous. L’outil mérite bien une note de 9/10 pour plusieurs raisons que nous avons évoquées ci-dessus.

Nous vous invitons donc à le tester pour vous en faire une idée !